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RAMON MARTIN: “ELKARTE PROFESIONAL BAT IZATEA ETA INDAR-IDEIA BATZUK GARbI IZATEA KLABEAK IZAN DIRA”

Ramón Martin Suquia

Ekainaren 23an onartu zen Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentu-Kudeaketa Integralaren eta Dokumentu-ondarearen Legeaz aritu gara Ramon Martin Suquiarekin (Legazpi, Gipuzkoa, 1962), Gipuzkoako Probintziako Artxibo Historikoaren arduradunarekin.

Badugu Artxiboen gaineko lege berria, baina luzea izan da bidea, ezta?

Bai horixe. Artxibo munduan gauzak asko aldatu dira 1990. urtetik hona, eta ordukoa da lehengo artxiboen legea, alderdi historikoari bakarrik begiratzen zion lege bat ez zen nahikoa. Artxibozainak, eta ALDEE bera, aspaldian konturatuta ginen horretaz. Horrexegatik 2007tik lau saiakera izan dira legearen inguruan, 2007an, eta 2011n, lege-proiektuetan hasieratik parte hartu genuen ALDEEren izenean, baina bi kasuetan ahaleginak zirriborroetan gelditu ziren. Gero  Kultura sailak bultzatutako lege-aurreproiektu bat izan zen, guztiz atzerakoia zena, eta orduan ALDEEK oso paper garrantzitsua izan zuen lege-proiektua bertan behera uzteko. Azkenik, hauxe, laugarren saiakera da aurrera joan dena.

Lege baten sorreraren inguruan zeintzuk dinamikak diren ezagutu duzue

Ba bai, asko ikasi dugu, batez ere lege bat sortzeko prozesuan dauden mekanikak, makinariak, zein garrantzitsuak diren lege-esparruak finkatze orduetan. Halako lege bat idazteko garaian ez duzu, ez, orri txuri bat nahi duzuna bultzatzeko. Kontrabotere asko daude artean, eragin ekonomikoa, juridikoa, edo politikoa mugatzen dituzten kontrabotereak. Planteatzen dituzun gauza asko bidean gelditzen dira, baina sistema demokratikoaren dinamikak dira, batzuetan oztopotzat ikusi ahal dituzunak, bestetik beharrezkoak nahia eta errealitatearen arteko oreka izateko, en fin…  

Zure aburuz, zeintzuk dira lege honen indarguneak?

Garrantzitsua, nire ustez, artxiboen Kultura esparrua gainditzea. Eusko Jaurlaritzako bi sailek bultzatutako legea da, Gobernantzak eta Kulturak, eta nabaritzen da. 2007tik aurrera ALDEEk bultzatzen zuen eskakizuna zen, gure dokumentu guztietan aipatzen zena eta, egia esanda, gutako batzuk gauzatuta ikusteko esperantza gutxi geneukana, baina azkenean horrela gauzatu da. Honakoan elkarte profesional bat izatea  eta indar-ideia batzuk garbi izatea klabeak izan dira. Legea zerbait positibotzat kontsideratzen dut nik, eman beharreko aurrerapauso bat, ezin genuen aurrerapauso hori eman gabe utzi. Nahi bezain ausarta ez da, baina 1990. urteko muga hertsiak urgentziaz gainditu beharra zegoen.

Oro har eta nire ustez, legearen orientazioa egokia da, kontuan hartuta argi eta garbi defendatzen dela dokumentu-kudeaketa eta artxiboen kudeaketa ez direla soilik kultura-arloarekin lotuta dauden jarduerak, baizik eta funtsezkoak direla administrazio-eraginkortasuna, dokumentuetarako sarbidean edo irispidean eta, luzera begira, dokumentuak dokumentu-ondare bihurtzeko tresna gisa. 

Oro har… baina hutsuneak izan badira, ez?

Bai, batzuk garrantzitsuak. Lege ‘ordenatzaile’ baten aurrean gaude, gaur egun finkatuta dagoen paisaia bat antolatzen duena. Ez da inolaz ere lege ausart bat, bide berriak markatzen dituen lege bat. Azkeneko urteetan legedian eta araudietan artxibo eta dokumentu-kudeaketaren inguruan jasotako aginduak oso ugariak izan dira. Eremuaren mugak eta nondik-norakoak finkatuta zeuden, baina oso maila ezberdinetan, berdin legeetan, dekretuetan edo arauetan, legeak egiten duena, nire ustez, hainbat iturritatik datozen elementu horiek guztiak ordenatzea da, ez da gutxi.

Baina EAEko artxibo-sistemen egoera ez da hoberena, ezta gutxiago ere,  eta digitalizazioaren erruz egoera aldatzen ari da egunez-egun, legea motz geldituko ote den beldur naiz. Dena dela, lege honekin lan egin beharko dugu, alderdi positiboak hartu eta gure esparrua garatzen saiatu behar dugu. Lan egiteko beste tresna bat da, zukua atera diezaiogun!

Zertan kontsideratzen duzu legea motz gelditzen dela?

Paradoxa batean aurrean gaude. Digitalizazioa mundua aldatzen ari da eta, nahiz artxiboko lan-eremua gure gizartean oso minoritarioa izan, artxibistikak berebiziko garrantzia izan du garapen horretan. Duela hamar urte artxiboetako profesionaloi esan izan baligute artxibo-teknika batzuk egunerokoan eta legedian inposatuko zirela, ziur barre egingo genuela. Baina gaur egun hor daude, legislazioan: sailkapen taulak, dokumentuak balioesteko politikak, deskripzio metadatoak, transferentziak… Artxibistikak arrakasta izan du, ez, aitzitik eta zoritxarrez, artxibo zerbitzuak ez. Ba hori da legean dagoen hutsune garbi bat. Artxibo-sistema ez duen, edo artxibo-sistema oso ahula duen edozein erakunderentzat, udal artxibo-sistema askotan adibidez, aplikatzeko zailtasun asko aurreikusten dut. Artxibo-zerbitzuen aipamen faltan dago. Legean zeregin asko identifikatzen dira (balioespena, dokumentuak identifikatzeko tresnak…), baina nork egingo du lan hori artxibo zerbitzuak ez bada? Bada, Eusko Jaurlaritzako artxibo-sistemaren kasuan izan ezik, ez dira aipatzen gainerako artxibo-zerbitzuak. Gabezia hori bereziki larria da legearen III. kapituluaren kasuan, toki-erakundeen artxiboei dagokienez.

Zein da artxibo-zerbitzuen egoeraren ahulezia hori?

Administrazio elektronikoaren garapenak eta horrek dakarren konplexutasunak beharrezko egin dute kanpoko zerbitzu komunak erabiltzea dokumentuak kudeatzeko; izapidetze elektronikorako plataforma teknologiko komunak edo informazioa hodeian biltegiratzeko baliabideak, adibidez. Legea aplikatzeko orduan elementurik delikatuenetako bat izango da, seguru; azken finean, administrazioek enpresa publiko edo pribatuen esku uzten dituzte beren ardurapeko dokumentuak. Enpresa horien aurrean artxibo zerbitzuen indarra ahula da, eta legeak ez du beharrezkoa den aspektu hori indartu. Egoera honetan lan asko dago artxibo-zerbitzuen defentsan, eta legeak zehaztasun gutxi ematen digu honetan.

Gardentasunaren inguruan falta bat aipatzen zenuen Legebiltzarrean egindako agerraldian

Bai, nabarmena ere. Legean gardentasuna aipatzen den leku bakarra zioen azalpenean dago, gero testutik desagertzeko. Zaila zait ulertzen gardentasuna artxiboen egunerokotasunean bizi den zerbait baita. Gardentasun-politika, batzuetan, administrazio-unitate ‘esklusiboen’ esku utzi nahi izan da, artxiboa ez den eremu baten. Ez dakit ez ote garamatzaten halako eredu batera. Gardentasun-politiketan arrakasta duten kasuek erakusten dute gardentasuna zeharkako sistemak ezartzean ematen dela. Eta ondo egituratutako artxibo-zerbitzuak, administratiboak edo historikoak, direla egoera horietan funtsezkoak diren tresnak. 

Eta hemendik aurrera?

Alde batetik, erakundeetan asmo handiko gauza izango da legeak aurkezten dituen aginduak betetzen saiatzea, bi urteko epea ematen da horretarako. Artxibo zerbitzuen parte-hartze aktiboa behar-beharrezkoa izango dugu, lan asko dago horretan. Bestetik, aurreikusten diren garapeneko araudiak funtsezkoak izango dira, eta alderdi horretatik Kultura eta Gobernantza Sailek garatu behar dituzten eginkizunak handiak dira. Espero dezagun horiek betetzea. 

Legea, esan dugunez, ez da oso ausarta baina oinarriak ematen dizkigu artxiboak garatzeko. Artxibozainek eta artxibo-zerbitzuek era positiboan hartu behar dugu eta horrekin lan egin. 

Ramon Martin Suquia

Artxibozaina

ALDEE, 30 años a favor de los gestores de información

El pasado 20 de noviembre, en la celebración del 30+1 aniversario de ALDEE, presentamos el vídeo ALDEE 30 años a favor de los gestores de información.

En este vídeo, hemos reunido a los primeros miembros de la asociación y a los actuales, para recordar los primeros pasos de su trayectoria de tres décadas y resaltar su importancia en la actualidad.

Desde la Junta Directiva de ALDEE agradecemos a Arantzazu Alday (1ª presidenta y Bibliotecaria en el Parlamento Vasco), Fernando Juárez Urquijo (actual presidente y Bibliotecario de Muskiz), Raquel González (Hernaniko Udal Liburutegia) y Garazi Garayo (Gipuzkoako Artxibo Historikoa) su participación en este audiovisual, donde hemos querido recordar el pasado, contar el presente, imaginar el futuro y no olvidar la razón de ser de ALDEE.

Así mismo, agradecemos al Archivo Histórico Provincial de Gipuzkoa y a la Biblioteca Ignacio Aldecoa por dejarnos sus espacios para poder grabar este audiovisual.

Lore Agirrezabal

Gestora

Belén Castelló, un caso ejemplar de bibliotecaria incrustada

Belén Castelló liburuzaina eta dokumentalista da Eusko Jaurlaritzako Osasun Sailean, zehazki Bizkaiko Ordezkaritzan. Filologia ikasi zuen eta Hizkuntza eta Literaturako irakasle gisa hasi zuen bere lan-bizitza, baina laster liluratu zen liburutegien munduarekin. Katalogatzaile eta liburutegi publikoetan lan egin ondoren, liburutegi espezializatuen munduan hasi zen lanean, eta 20 urte baino gehiago daramatza bertan.

Belén Castelló

¿Quién eres? 

Soy Belén Castelló. Bibliotecaria y Documentalista del Dpto. de Salud del Gobierno Vasco, Delegación de Bizkaia. 

Estudié Filología y empecé mi vida laboral como profesora de Lengua y Literatura, pero conocí el mundo de las bibliotecas y me pareció apasionante. Amor a primera vista. Sin perder el otro amor, ¿eh?. He trabajado de catalogadora y pasé 6 años en biblioteca pública antes de meterme en la especializada, iniciándome como documentalista del Dpto. de Industria y Energía. Llevo 20 años en el Dpto. de Salud.

¿Cómo ha afectado el COVID al usuario de las bibliotecas especializadas? ¿Y a los profesionales que estáis al frente? 

Nos afectó mucho. Hubo un aumento terrible de trabajo durante las 3 o 4 primeras semanas a partir del confinamiento. Todo bajo mucha presión. Preguntas urgentes y preocupadas, cuando la usuaria te dice que lleva noches sin dormir te traslada la angustia. Si siempre hay que hacerlo bien, entonces había que hacerlo mejor, porque el servicio de Documentación no podía, de ninguna manera, ser el eslabón más débil de la cadena. 

En este ambiente de urgencia y necesidad surgió, desde la base de Bibliotecas de Salud, una iniciativa personal que tuvo un éxito inmediato, Es la web de Covid 19 por especialidades, donde colaboramos cerca de 100 profesionales de bibliotecas y documentación de ciencias de la salud. Eso unido a un activo grupo de WhatsApp y en Twitter, creó una masa de profesionales ayudándonos mutuamente de una a otra punta del país. Se difundió entre el personal clínico y hasta vinimos en la prensa especializada, con lo que ha podido beneficiar a varios perfiles profesionales, no sólo al nuestro. Más de una pregunta la he podido resolver de inmediato gracias a ese grupo.

3. En el caso concreto de bibliotecas especializadas en salud, ¿Vuestro volumen de trabajo ha crecido de manera reseñable? ¿Sois conscientes de la relevancia de vuestra información en momentos como el que vivimos? 

En mi caso, se multiplicó por cuatro, si cuento las búsquedas expertas que me encargaron esos días. En otros casos, otras bibliotecas de Salud, quién sabe la carga que tuvieron, puede que más todavía.

Una vez asentada la situación, ha ido normalizándose poco a poco, no porque haya desaparecido, sino que hemos incorporado esa demanda de información al día a día. Ya establecidas las búsquedas, los perfiles de interés de personas usuarias, los DSI… volvimos a retomar todos lo que no es COVID, el mundo no se ha parado. Eso sí, con COVID hay que estar de vigilancia permanente, para actualizar conocimientos, sigue siendo nuevo.

Somos conscientes de la relevancia, incluso hiperconscientes ?. De nuestras actuaciones se deriva una serie de decisiones que pasan por muchas manos y muchas cabezas hasta llegar a toma de decisiones políticas, por eso la eficiencia en nuestra laborar es primordial. Lo malo es que, al ser tan nuevo, a pesar de que cada día se publicaban docenas de artículos nuevos sobre COVID 19, no había una masa documental ya revisada o de amplio consenso, los documentos llamados a convertirse en “de referencia” eran muy nuevos.

¿Qué medidas ha habido que implementar para hacer frente al COVID y mantener en la medida de lo posible servicios fundamentales? 

En el caso de las Bibliotecas del Dpto. de Salud, que somos 6 personas repartidas en las 3 provincias, nos mandaron a casa el miércoles 18 de marzo, como trabajamos en red pudimos ayudarnos mutuamente desde los ordenadores de casa y algunos compañeros se quedaron de manera presencial en los puestos. En definitiva, creo que cubrimos un 90% del trabajo asignado, teniendo en cuenta que era “trabajar en casa” no Telelana, pues no teníamos implementadas ciertas herramientas corporativas. Los servicios fundamentales se cubrieron con largueza.

¿Qué diferencias, si las ha habido, has apreciado en los canales de información entre el usuario y el profesional bibliotecario desde marzo? 

Hablaré sólo de nuestro caso, pues me consta que otras bibliotecas de Salud (Hospitales y otras instituciones) han tenido casuística y problemática distinta, sobre todo centros que tiene cientos o miles de usuarios. En nuestro caso, y muy concretamente en el mío, no tengo sala de lectura, sólo un despacho donde “recibo”, los canales de comunicación ya eran muy digitales, electrónicos. 

Yo trabajo casi exclusivamente online y mis usuarios se comunican mucho conmigo por correo, así que como ya tenían la costumbre, no han sufrido por eso. Digamos que hemos afianzado esos canales, ha aumentado esa forma de comunicación, nos escribimos, como siempre, y se van normalizando las reuniones por Teams

Donde sí voy a notar un cambio es en la formación de usuarios, Yo hacía mucha de formación presencial, nos acostumbraremos al Teams para eso también.

¿Nuestras competencias profesionales han sido suficientes en líneas generales? ¿A nivel tecnológico también? ¿Qué reto destacarías? 

Yo creo que sí han sido suficientes en general, pero de nuevo me remito a los casos que más conozco, que son mis colegas de bibliotecas de Salud del Gobierno vasco y las bibliotecas hospitalarias de Osakidetza, con quienes colaboramos y trabajamos en equipo en distintos ámbitos. Ya la existencia de la Biblioteca Virtual de Osakidetza nos ha facilitado mucho las cosas, aunque no dudo de que se habrán detectado dificultades e imprevistos. 

El reto siempre es mayor capacitación por nuestra parte, la mejora continua en unos servicios centrados en las personas usuarias. Es para siempre, no tiene fin. Nunca llega el momento en que puedes decir “ya está todo bien”. También vamos a tener que vigilar y mejorar, en el aspecto que nos corresponda, la capacitación digital de las usuarias/os, para que puedan aprovechar bien los canales que les ofrecemos. Yo, en el confinamiento he dado formación del gestor de referencias por RefWorks por correo y por teléfono. Y la persona me decía “¡Ay.., ¡, ¡cuánto me arrepiento de no haber ido al cursillo que diste en febrero!” 

7. ¿Qué opinión te merece la modalidad del teletrabajo en el caso de bibliotecas

especializadas? ¿Ventajas versus inconvenientes? 

A mí me ha ido bien, le veo más ventajas que inconvenientes, debido al tipo de trabajo que yo desarrollo y a que tengo un número de usuarios activos no muy numeroso y por tanto muy manejable, Los conozco personalmente a casi todos, sé en qué trabajan, sus necesidades a veces las puedo adelantar yo misma. Las ventajas que le veo son ahorro de tiempo, menos dispersión por ruido ambiental, entorno de aspecto más amigable… me refiero a la estética, en mi trabajo estoy muy a gusto, pero en casa, junto a la ventana, todavía más. Inconvenientes, la dificultad para distinguir hora de trabajo y hora de cerrar, la tentación de mirar el correo del trabajo un domingo por la tarde… Ya lo he vencido.

¿Qué consecuencias ha traído el COVID a nuestro ámbito profesional? ¿Qué efectos, restricciones o limitaciones adviertes?

Tengo noticias de que a algunos centros les ha afectado mucho más que a mí.  No sólo porque tienen que andar con las desinfecciones, cuarentenas de libros y aforos controlados. Creo que en algún caso alguna biblioteca ha visto invadido su espacio físico para otros menesteres.

Una reflexión personal como conclusión. Influimos más de lo que creemos. No subestimemos la influencia del bibliotecario/a en su medio. No sólo la biblioteca como servicio, la persona cuenta mucho y marca diferencias en la actuación de los demás o incluso en la toma de decisiones de la Organización. Tenemos que meternos en nuestro ámbito, sea la sociedad en general, sea una Universidad o sea un pequeño grupo de investigadores o niños de una escuela al que atiendes, para conocer sus necesidades y ser proactivos… Obviamente, en unos casos la inmersión no puede ser tan profunda como en otros, pero se compensa con una mayor visión general de las necesidades de las personas usuarias de la biblioteca, debemos volvernos “líquidos”.